Mezőgazdasági óriás 40%-kal csökkentette szoftverköltségeit egy hat országra kiterjedő digitális átalakítás során

A Forscope hatás
 

Interjú Ivan Haškával, az AGRO CS Group IT vezetőjével

1. Melyek voltak a legnagyobb aggodalmai, mielőtt először vásárolt használt szoftverlicenceket, és hogyan alakultak ezek?

„Fő aggodalmunk a jogi, licencelési és auditálási szempontok voltak. Soha nem csak az árról szólt. Biztosítani akartuk, hogy rendelkezünk a megfelelő dokumentációval, amely igazolja a licenc eredetét, átruházását, használati jogainak terjedelmét, és hogy a jövőbeni licencaudit során ne szembesüljünk problémákkal. Második aggodalmunk gyakorlati jellegű volt. Tudnunk kellett, hogy a licencek zökkenőmentesen működnek-e a környezetünkben, illeszkednek-e a tervezett telepítésünkhöz, és kapunk-e elegendő dokumentációt a belső licencnyilvántartásunkhoz. Végül egyik aggodalmunk sem vált valóra. Sikeresen telepítettük a licenceket, bejegyeztük őket a licenckezelő rendszerünkbe, és sem működési, sem belső megfelelőségi szempontból nem merültek fel problémák. Számunkra kulcsfontosságú volt, hogy a vásárlást nem egyszerűen olcsóbb opciónak tekintettük, hanem egy szabványos szoftverlicenc-beszerzésnek, amelyet megfelelően dokumentálni és teljes mértékben igazolni kellett. A használt licenceknek köszönhetően sikerült licencelni egy teljes romániai vállalatot a csoportunkban. Kezeltük a teljes holdingvállalat licencelését is a CAL és RDS CAL licencek tekintetében. Olyan Office licenceket biztosítottunk, amelyeknek Remote Desktop Services szervereken kellett futniuk, miközben fenntartottuk az ellenőrzést a frissítések felett, és licenceltük az SQL Servert. Az SQL Server esetében ez a megközelítés még azt is lehetővé tette, hogy magasabb kiadást szerezzünk be, mint ami pénzügyileg ésszerű lett volna, ha új licenceket vásárolunk.”

2. Hogyan reagált a jogi vagy megfelelőségi osztálya?

„Nincs külön megfelelőségi osztályunk, így az IT csapatunk és a vezetőségünk házon belül kezelte a kérdést, a licencelésre és a vállalatirányításra összpontosítva. Fő követelményünk egyszerű volt. Pontosan meg kellett mutatnunk, mit vásároltunk, kitől, milyen feltételekkel, és milyen licencelési jogokkal rendelkezünk. A szerződéses és licencdokumentumok, a licencátruházás igazolása és a belső licenckezelő rendszerünkben lévő egyértelmű nyilvántartások kulcsfontosságúak voltak. Miután ezeket a dokumentumokat bemutattuk, nem merültek fel jelentős belső aggodalmak. Úgy kezeltük, mint egy szokásos szoftverlicenc-vásárlást, nagyobb hangsúlyt fektetve a dokumentumok ellenőrzésére és a megfelelő nyilvántartásra.”

3. Milyen volt az általános pénzügyi hatás, és ajánlaná-e ezt a megközelítést más vállalatoknak?

„A pénzügyi eredmény egyértelműen pozitív volt. Jelentős összeget takarítottunk meg az új licencek vásárlásához képest anélkül, hogy feláldoztuk volna a jogi megfelelőséget, a dokumentációt vagy a működési használhatóságot. Bizonyos helyzetekben ez a megközelítés még azt is lehetővé tette, hogy magasabb szoftverkiadást szerezzünk be, mint amit valószínűleg választottunk volna, ha új licenceket vásárolunk. Csak egy SQL Server licencelési projektben az új licencek vásárlásához képest több mint 500 000 CZK megtakarítást eredményezett a különbség. Ezt a megközelítést más vállalatoknak is ajánlanám, bár nem minden szoftvervásárláshoz egy univerzális megoldásként. Akkor működik a legjobban, ha egy szervezet világosan érti a licencelési igényeit, jól kezelt belső licencnyilvántartással rendelkezik, és olyan beszállítóval működik együtt, aki teljes, átlátható és jól dokumentált licencnyilvántartást tud biztosítani. Véleményem szerint elengedhetetlen, hogy a vételáron túl az auditra való felkészültséget is figyelembe vegyük. Ha a licencek megfelelően dokumentáltak és helyesen rögzítettek belsőleg, a használt szoftverlicencek vásárlása okos módja lehet a költségek optimalizálásának anélkül, hogy felesleges kockázatot vállalnánk.”