Élvezze az egyedi szoftverek luxusát. Jelentős összeget takaríthat meg vele

Többe kerül a SaaS előfizetése, mint amennyit kellene? Tudja meg, hogyan csökkentheti az AI-alapú egyedi szoftver az IT-költségeket, hogyan szüntetheti meg a felesleges funkciókat, és hogyan biztosíthatja vállalkozásának a teljes kontrollt.

Ma sok vállalat rendszeresen fizet átfogó SaaS platformokért az ügyfélkapcsolatok, HR, könyvelés, logisztika, belső működés és sok más napi üzleti folyamat kezelésére. Amit gyakran nem vesznek észre, az az, hogy ezek a szolgáltatások pontosan az ő igényeikre szabhatók – és a jelenleg fizetett szabványosított megoldások költségének töredékéért.

Bármit is kell ma a vállalkozásoknak számítógépekkel és szoftverekkel elvégezniük, általában széles skálán állnak rendelkezésre eszközök – az egyszerű alkalmazásoktól a komplex IT-ökoszisztémákig. A legnépszerűbb és legszélesebb körben elterjedt megoldások közé tartozik a SaaS (Software as a Service), egy olyan modell, amelyben a vállalatok folyamatos előfizetési díjat fizetnek egy adott szolgáltatásért, amelyet jellemzően online környezetben nyújtanak.

Eleinte a SaaS eszközök rendkívül vonzóak, mert a gyakori üzleti igényeket elégítik ki. Idővel azonban gyakran nyilvánvalóvá válnak a korlátaik. A legnagyobb probléma nem maga az előfizetési díj, hanem a szakadék, ami a vállalatok által fizetett és az általuk ténylegesen használt dolgok között egyre nő.

Ez egy gyakori minta sok szervezetben. Egy vállalat bevezet egy SaaS megoldást, mert hamarosan felfedezi azonban, hogy egy egész sor képességért, modulért és felhasználói szerepkörért fizet, amelyeket alkalmazottai vagy csak alkalmanként, vagy egyáltalán nem használnak.

A jelentős előfizetési költségek ellenére sok fontos tevékenység továbbra is a rendszeren kívül zajlik. Az adatok továbbra is Excelben vannak karbantartva, a jóváhagyásokat e-mailben kezelik, a jelentéseket manuálisan állítják össze, és a kritikus üzleti folyamatok azon múlnak, hogy az alkalmazottak az alkalmazás körül, nem pedig azon keresztül dolgoznak.

Valójában a legtöbb szervezet nem csak egy-két SaaS alkalmazásra támaszkodik – gyakran tucatnyit használnak. Ezek nem mindig stratégiai vállalati platformok, mint például az ERP vagy nagy CRM rendszerek, hanem inkább kisebb eszközök jóváhagyásokhoz, eszközkezeléshez, szobafoglalásokhoz, jelentésekhez, képzési nyilvántartásokhoz vagy belső munkafolyamatokhoz. Itt a legnagyobb az előfizetési költségek és a tényleges üzleti érték közötti szakadék. A vállalatok minden hónapban fizetnek ezekért a szolgáltatásokért, miközben az alkalmazottak csak a kínált funkciók kis töredékét használják.

Ezen a ponton már nem az a kulcskérdés, hogy lehet-e jobb árat kialkudni az előfizetés megújításakor. Fontosabb szempont, hogy van-e még értelme továbbra is fizetni egy olyan rendszerért, amely széleskörű, drága, és mégsem tükrözi megfelelően a vállalkozás tényleges működését.

Az egyik módja annak, hogy megszabaduljunk ettől a függőségtől, és csak azokat a funkciókat használjuk, amelyekre egy vállalkozásnak valóban szüksége van, az egyedi fejlesztésű megoldásba való befektetés. A mesterséges intelligencia térnyerése lehetőséget teremtett arra, hogy újragondoljuk, vajon érdemesebb-e továbbra is bérelni egy egyre komplexebb SaaS platformot, vagy befektetni egy olyan alkalmazásba, amelyet kifejezetten a vállalat saját igényei köré terveztek. Míg a testreszabott szoftver korábban jelentősen magasabb költségeket jelentett, az AI alapvetően megváltoztatta ezt az egyenletet.

A Shockworks-szel való partnerség révén a Forscope most olyan egyedi fejlesztésű szoftvermegoldásokat szállít, amelyek a hasonló SaaS termékek költségének töredékébe kerülnek. A fejlesztést a mesterséges intelligencia gyorsítja, miközben tapasztalt IT-szakemberek szigorú felügyelete alatt marad, akik biztosítják a biztonságot és az adatintegritást. Ennek eredményeként a testreszabott szoftverfejlesztés rendkívül gyorssá és költséghatékonyá vált. Ugyanilyen fontos, hogy az ügyfél teljes mértékben birtokolja a licencet, ahelyett, hogy határozatlan ideig meg kellene újítania az előfizetéseket. Még a fejlesztési és folyamatos karbantartási költségek figyelembevétele után is a vállalatok jellemzően 70–80%-kal csökkentik teljes szoftverkiadásaikat három-öt éves időtartam alatt.

Mikor érdemes egyedi megoldást választani?

A legmegfelelőbb idő arra, hogy feltegyük a kérdést, stratégiailag van-e még értelme egy adott SaaS megoldás használatának, az előfizetés megújításakor van. Számos figyelmeztető jel utalhat arra, hogy a szoftver már nem nyújtja azt az értéket, amit szervezete elvár:

– Vállalata évente több ezer eurót költ egy olyan eszközre, amelyet csak maroknyi alkalmazott használ.

– Szervezete a rendelkezésre álló funkciók kevesebb mint felét használja.

– Gyakran mondja azt: „Bárcsak lehetővé tenné, hogy hozzáadjuk ezt az egy funkciót…”

– A folyamat egyes részeit továbbra is az alkalmazáson kívül kezelik.

– Minden új felhasználóért további díjat fizet.

Hogyan épül fel az egyedi szoftver?

Mindez nem jelenti azt, hogy minden SaaS megoldás rossz választás, vagy hogy le kellene cserélni. Kevés érték van abban, ha olyan szoftvert cserélünk le, amely költséghatékony, teljes mértékben kihasznált, és továbbra is megfelel a szervezet igényeinek.

Hasonlóképpen, általában kevés értelme van olyan nagyszabású platformok cseréjének, mint a Microsoft 365, a Salesforce, az SAP vagy más vállalati ökoszisztémák, amelyek több száz funkciót kínálnak, és folyamatos, hosszú távú fejlesztést igényelnek.

Az igazi kérdés tehát nem az, hogy lecseréljük-e a SaaS-t mint koncepciót, hanem az, hogy

Egy adott megoldás továbbra is elegendő értéket nyújt-e ahhoz, hogy indokolja a költségeit.

Egyedi megoldás tervezésekor a cél nem egy teljesen új rendszer felépítése a nulláról, vagy egy újabb univerzális platform létrehozása. Ehelyett a meglévő eszközt három egyszerű kategóriába bontják:

– Mi az, ami alapvető és meg kell tartani?

– Mi az, ami felesleges és eltávolítható az üzleti működés befolyásolása nélkül?

– Mi hiányzik és hozzá kell adni?

Ez a Megtart – Eltávolít – Hozzáad megközelítés különösen hatékony, mert olyan szoftverre épül, amelyet az alkalmazottak már ismernek és használnak. Az alapvető funkcionalitás és az ismerős munkafolyamatok megmaradnak, a felesleges funkciók eltűnnek, és azok a folyamatok, amelyeket az alkalmazottak korábban a rendszeren kívül kezeltek, teljesen integrálttá válnak.

Az eredmény nem egy vállalati platform kisebb változata, hanem olyan szoftver, amely a szervezet saját folyamatai köré épül, ahelyett, hogy az alkalmazottaknak előre meghatározott munkafolyamatokhoz kellene alkalmazkodniuk.

A gyakorlatban a szervezetek ritkán cserélnek le nagyobb vállalati rendszereket. Ehelyett leggyakrabban kisebb belső alkalmazásokat cserélnek le, mint például dokumentum-jóváhagyó rendszereket, eszközkezelő eszközöket, tárgyalóterem- vagy járműfoglalási rendszereket, help desk űrlapokat, belső CRM alkalmazásokat értékesítési csapatok számára, projekt irányítópultokat, jelentéskészítő eszközöket, képzéskezelő rendszereket, egyszerű HR alkalmazásokat vagy ügyfélportálokat. Pontosan ezeken a területeken a legnagyobb a SaaS előfizetési költségek és a tényleges üzleti érték közötti szakadék.

A valós költség idővel mérhető

Az egyedi szoftverek elleni leggyakoribb érv mindig is az a feltételezés volt, hogy egyedi alkalmazás fejlesztése megfizethetetlenül drága. Valójában a vállalatok gyakran két alapvetően eltérő befektetést hasonlítanak össze: egy egyedi alkalmazás fejlesztésének egyszeri költségét egy SaaS megoldás egyéves előfizetési díjával.

Az előfizetési díjak csak a teljes költség egy részét képezik, a szervezeteknek figyelembe kell venniük azokat a további költségeket is, amelyeket gyakran figyelmen kívül hagynak a SaaS megoldások értékelésekor. Ezek közé tartoznak az új alkalmazottak licencei, az integrációk, a képzések, a rendszer korlátainak megkerülésére fordított idő, és az extra munka, amelyet a SaaS platform csendesen áthárít a felhasználókra. Ezért lehet félrevezető csak az előfizetési díjak összehasonlítása. A valós összehasonlításnak mindig az idővel felmerülő teljes működési költségeken kell alapulnia.

Az igazi megtakarítások csak akkor válnak nyilvánvalóvá, ha egy ötéves időszak teljes birtoklási költségét (TCO) hasonlítjuk össze.

Egy Forscope projekt jól illusztrálja ezt. Az ügyfél évente 60 000 eurót fizetett egy SaaS megoldásért. Körülbelül ugyanennyi összegért a Forscope egyedi alkalmazást fejlesztett ki egyszeri befektetésként. A folyamatos működés és karbantartás ezután az eredeti éves előfizetési költségnek mindössze egyötödét tette ki. Öt év alatt a SaaS megoldás 300 000 euróba került volna az ügyfélnek, míg az egyedi fejlesztésű megoldás összesen mindössze 130 000 euróba került.

Egy másik példa egy közepes méretű vállalat, amely egy SaaS alkalmazást használ a belső kérések kezelésére. Az éves előfizetési díj körülbelül 18 000 euró volt, annak ellenére, hogy az alkalmazottak a rendelkezésre álló funkciók mindössze egyharmadát használták. A jóváhagyási munkafolyamatok továbbra is e-mailen keresztül zajlottak, míg a jelentéseket manuálisan készítették Excelben.

Az elemzés kimutatta, hogy a szervezetnek csak korlátozott számú képességre volt szüksége: néhány űrlapra, egy jóváhagyási munkafolyamatra, egy feladatáttekintésre és alapvető jelentéskészítésre. A megoldás egy egyedi webes alkalmazás volt, amelyet kifejezetten ezekre az igényekre terveztek.

Ennek eredményeként megszűntek az ismétlődő licencdíjak, az alkalmazottaknak már nem kellett adatokat átvinniük több rendszer között, és a vállalat olyan szoftvert kapott, amely saját üzleti igényei szerint fejlődhet. Megszűnt az ismétlődő kérdés is, hogy mely alkalmazottaknak van valóban szükségük hozzáférésre, és érdemes-e fizetni további felhasználói licencekért. Mivel a licenc a vállalat saját tulajdonába került, bárkinek biztosítható volt a hozzáférés további előfizetési költségek nélkül.

Gyors fejlesztés a szokásos aggodalmak nélkül

Egy másik ok, amiért a vállalatok hagyományosan elkerülték az egyedi szoftvereket, az a hiedelem, hogy a fejlesztési projektek túl sokáig tartanak és jelentős kockázattal járnak.

Egy meglévő SaaS alkalmazás cseréje azonban alapvetően más.

A fejlesztés nem a nulláról indul. A jelenlegi rendszer már feltárja az alapul szolgáló üzleti folyamatokat, felhasználói szerepköröket, irányítópultokat és adatstruktúrákat. Ugyanilyen fontos, hogy megmutatja, mit használnak az alkalmazottak valóban, mit hagynak figyelmen kívül, és milyen további funkciókra van szükségük, de jelenleg hiányoznak.

Az AI-asszisztált fejlesztéssel a sebesség növekedése egy kézifűrész láncfűrésszel való cseréjéhez hasonlítható.

A Forscope és a Shockworks tapasztalatai szerint, miután az üzleti igényeket megfelelően feltérképezték, egy teljesen működőképes, egyedi megoldás gyakran három hónapon belül leszállítható.

Ennek eredményeként az egyedi megoldás választását már nem kell többé többéves digitális átalakítási programként tekinteni. Sok esetben egyszerűen egy túlméretezett alkalmazás pragmatikus cseréje egy kisebb, fókuszáltabb, és a szervezet tényleges igényeihez jobban igazodó alkalmazásra.

Mi a SaaS modell?

Az előfizetéses modell (Software as a Service, vagy SaaS) egyszerű okból vált népszerűvé: a vállalatoknak nem kellett nagy kezdeti befektetést eszközölniük, a szoftver gyorsan telepíthető volt, és a szállító felelt a frissítésekért és a folyamatos működésért. Ennek eredményeként a SaaS gyorsan a preferált módszerré vált számtalan üzleti folyamat támogatására, a CRM-től és a HR-től a jelentéskészítésig és a jóváhagyási munkafolyamatokig.

Azonban ami kezdetben egyszerű és hatékony működési modellnek tűnik, az néhány év múlva olyan kiadássá válik, amelyet senki sem kezel aktívan. A költségek minden további felhasználóval, minden extra modullal, minden magasabb előfizetési szinttel és minden szerződésmegújítással növekednek. Mégis, ezek a növekedések ritkán vonzanak nagy figyelmet, mert nem egyetlen nagy befektetésként jelentkeznek, hanem ismétlődő kifizetésekként, amelyek fokozatosan a vállalat rutinköltségeinek részévé válnak.