Rejtett kincs és költségmegtakarítási potenciál rejlik a kihasználatlan szoftverekben

Sok vállalat próbálja csökkenteni a költségeket, de figyelmen kívül hagyja a kihasználatlan szoftverlicencekben rejlő értéket. Ahogy a felhő- és előfizetési költségek emelkednek, ezek a licencek felszabadíthatnak költségvetést vagy csökkenthetik a jövőbeli IT-kiadásokat. Ami gyakran elavultnak tűnik, az még mindig átruházható eszköz, valós pénzügyi értékkel.

Ma már aligha van olyan vállalat, amely ne keresne költségmegtakarítási lehetőségeket, miközben biztosítania kell a további fejlesztésekhez és beruházásokhoz szükséges forrásokat. Mégis kevesen ismerik fel a kihasználatlan szoftverlicencekben rejlő potenciált. Ennek a potenciálnak a nagyobb tudatosítása sok vállalat számára előnyös lehetne; azonban ez egy összetett kérdés. Ezért úgy döntöttünk, hogy egy egész sorozatot szentelünk ennek a témának.

Az elmúlt években a legtöbb vállalat jelentős változások nyomása alatt állt, amelyeket a keresleti és kínálati láncokban bekövetkezett jelentős eltolódások – legyen szó a pandémiáról, nemzetközi konfliktusokról, a fenntarthatóságra, a környezeti felelősségre és a nagyobb hatékonyságra irányuló erőfeszítésekről, vagy utoljára, de nem utolsósorban a növekvő ügyfélkövetelésekről – okoztak. Mindezek a hatások tovább erősítik és felgyorsítják a robotizáció és a digitalizáció már meglévő trendjeit, amelyeket az Ipar 4.0 bevezetésének ösztönzése hajt.

A fent említett trendek egyike sem valósítható meg az információs és kommunikációs technológiák (IKT) támogatása nélkül. Az ebbe a szegmensbe történő beruházások ezért folyamatosan növekednek, amit tovább erősít a kiberfenyegetések elleni védelem biztosításának szükségessége.

Valamikor régen a felhő néven ismert jelenség megjelenése bizonyos mértékű beruházási megtakarítást hozott. A szoftvergyártók szemszögéből ez a visszatérő bevételek nagyobb bizonyosságát jelentette, mivel e trend megjelenéséig ismételten meg kellett győzniük az ügyfeleket az új verziók megvásárlásáról, míg az előfizetésen alapuló használat szinte garantált éves bevételt biztosít számukra. A felhasználók szemszögéből a szoftver mint szolgáltatásra (SaaS) való átállás – és sok esetben még mindig az – előnyös volt. Nem igényel hatalmas kezdeti beruházásokat, sokkal kiszámíthatóbb számviteli szempontból, és lehetővé teszi a licencek számának könnyebb módosítását a vállalat méretének változásával, akár növekedés, akár csökkenés révén.

Azonban részben egy másik jelenség, a mesterséges intelligencia (AI) térnyerése miatt az adatközpontok és a kapcsolódó infrastruktúra, beleértve az energia infrastruktúrát is, építésének költségei is növekednek. Ezzel párhuzamosan az online szolgáltatások árai is fokozatosan, de folyamatosan emelkednek. Sok vállalat kezdi felismerni, hogy hosszú távon a felhőszolgáltatások nem feltétlenül költséghatékonyak számukra. Más szóval, a szolgáltatásként nyújtott szoftverek költségei már régóta meghaladják azt a teljes beruházást, amely az on-premises („helyben telepített”) szoftverek és hardverek esetében szükséges lett volna, és amelyek még sok év elteltével is elegendőek lennének. A folyamatos előfizetési díjak ezért felesleges terhet jelentenek számukra. De hogyan találhatnak kiutat?

Rejtett kincs rejlik a kihasználatlan szoftverekben

Először is, el kell mondani, hogy ez a cikk – és az azt követő sorozat – nem a felhőszolgáltatások ellen irányul. Sok vállalat vagy működésük specifikus területei számára a felhő kiváló eszköz. Kétségtelenül nagyra értékelik a startupok, amelyek sokkal könnyebben és gyorsabban növekedhetnek általa, valamint azok a vállalatok is, amelyek gyakran szembesülnek piaci ingadozásokkal, és a személyzeti létszám módosításával kell reagálniuk.

Ezt a szempontot később részletesebben is tárgyaljuk, hogy megkönnyítsük az Ön tájékozódását. Egyelőre elegendő annyit megállapítani, hogy a legtöbb vállalat számára az úgynevezett hibrid modell előnyös – ami azt jelenti, hogy számukra előnyösebb bizonyos licencek birtoklása és üzemeltetése, míg másokat bérelnek.

Mindenesetre még azok a vállalatok is, amelyek számára a felhőre való áttérés egyértelműen megtérült – és sok ilyen van –, általában nem oldották meg azt a kérdést, hogy mihez kezdjenek eredeti licenceikkel. Hasonlóképpen, sok licenc hever kihasználatlanul, meghibásodott vagy teljesen leszerelt számítógépeken és szervereken. Sok licenc a munkaerő-csökkentések miatt is kihasználatlan marad. És őszintén szólva, Ön biztosan állíthatja, hogy az Ön cége nem rendelkezik olyan szoftverrel, amelyet már nem használnak, annak ellenére, hogy még mindig teljesen működőképes, és egy másik vállalat könnyedén használhatná még sok éven át? A legtöbb vállalatnak fogalma sincs arról, hogy az ilyen licencek hány százalékával rendelkezik, milyen érték rejtőzik bennük, vagy akár arról sem, hogy pontosan hol rejlik ez az érték.

Sok vállalat keresi a költségcsökkentés és a szükséges beruházásokhoz szükséges források biztosításának módjait, miközben gyakran figyelmen kívül hagyja a kihasználatlan szoftverlicencekben rejlő potenciált. Konkrétan az úgynevezett örökös licencekről beszélünk. Sok vállalat egyszeri befektetésként vásárolta meg őket a múltban, de ma már nem használja őket, mert előfizetéses modellekre vagy felhőmegoldásokra váltottak.

Jakub Šulák, a Forscope alapítója és vezérigazgatója

Becslései szerint csak a cseh iparban a kihasználatlan szoftverek értéke legalább milliárd cseh koronát tesz ki. Ezek a licencek továbbra is megőrzik értéküket, és eladhatók. Jellemzően a szoftverek aktuális verzióiról vagy legfeljebb egy-két korábbi generációról van szó (például Microsoft Office 2024, 2021 és 2019 verziók). Természetesen ez nem vonatkozik az OEM (Original Equipment Manufacturer) jelzésű licencekre, amelyeket kedvezményes áron, hardverrel együtt értékesítenek, annak szerves részét képezik, és ezért nem átruházhatók. Üzleti szempontból általában nem érdemes a standard kiskereskedelmi licencekkel (FPP – Full Packaged Product) foglalkozni, mivel ezek nagyobb szervezetekben nem kezelhetők hatékonyan.

A szoftverbrókerek – olyan vállalatok, amelyek képesek megvásárolni a kihasználatlan szoftvereket és felajánlani azokat ott, ahol még jól szolgálhatnak – szemszögéből a rejtett pénzügyi tartalékok fő potenciálja a nagy szoftvergyártók (úgynevezett Tier 1 vagy Level One gyártók), mint például a Microsoft, a VMware, az Oracle, az Autodesk vagy az Adobe termékeiben rejlik, ahol erős a vételi és eladási piac. Másrészt nem érdemes számukra a helyi vagy túlságosan specializált programokra, sem az állandó frissítéseket igénylő szoftverekre (például könyvelési rendszerekre) összpontosítani, ahol a régebbi verziók gyorsan elveszítik relevanciájukat.

A helyi gyártók szoftverei vagy a szűken specifikus lokalizációval rendelkező szoftverek nehezen értékesíthetők a korlátozott célpiac miatt. Ennek eredményeként valószínűtlen, hogy egy bróker hajlandó lenne ilyen termékeket vonzó áron megvásárolni – ha egyáltalán.

Az akadályok leküzdése: a szoftverek viszonteladásának mítoszai és valósága

Miért nem adják el a vállalatok a kihasználatlan szoftvereiket? Három fő oka van:

A legalitás mítosza

A leggyakoribb aggodalom az, hogy a másodlagos szoftverek értékesítése illegális vagy ellentétes a nagy gyártókkal kötött szerződésekkel. Ez téves. Az Európai Bíróság évekkel ezelőtt kimondta, hogy a másodlagos licencek viszonteladása legális, és az ezt tiltó szerződéses záradékok érvénytelenek, mivel ellentétesek a joggal.

Ennek a gyakorlatnak a jogi alapját az Európai Unió Bírósága (EUB) fektette le a UsedSoft kontra Oracle (C-128/11) ügyben, amely megerősítette, hogy a szoftver bizonyos feltételek mellett az első eladását követően is továbbértékesíthető. Ez a döntés közvetlenül alkalmazandó az egész EU-piacon, beleértve a cseh és szlovák piacot is, és jogi biztonságot nyújt a szervezeteknek, ha az ügyleteket átláthatóan és megfelelő dokumentációval hajtják végre.

„Még a Microsoft is eltávolította az ilyen záradékokat a szerződéseiből. Bár régebbi szerződésekben (8-10 évesek) még előfordulhatnak, jogilag nem érvényesíthetők” – teszi hozzá Jakub Šulák ehhez a makacs mítoszhoz. A vállalatok gyakran ragaszkodnak ehhez az elavult információhoz, ami megakadályozza őket abban, hogy felszabadítsák érvényes licenceik potenciálját.

Licencelési káosz

Mint fentebb említettük, sok vállalat küzd a saját licencei átláthatóságának hiányával is. Nem tudják, mely licenceket használják valójában, melyek feleslegesek, és melyek vannak túlzottan kihasználva. A Forscope vezérigazgatója figyelmeztet:

Ez a „rendetlenség” nemcsak a büntetések kockázatát jelenti egy audit során, hanem megakadályozza az eladási potenciállal rendelkező felesleges szoftverek azonosítását is.

Pedig léteznek speciális eszközök a szoftvereszköz-kezelésre.

A folyamat bonyolultságától való félelem

A szoftverek értékesítése bonyolult és megterhelő folyamatnak tűnhet. Valójában, ha egy vállalatnak legalább részleges áttekintése van, a munka nagy részét egy speciális bróker végzi. Šulák biztosít:

Összehasonlítható a részvénykereskedelemmel – senki sem kereskedik közvetlenül, hanem brókeren vagy tőzsdén keresztül, hogy leegyszerűsítse az egész folyamatot. A bróker pontosan megmondja az eladó félnek, milyen dokumentumokra van szükség, és részletes jogi átvilágítást végez, gyakran három szinten, hogy biztosítsa a szállított licencek 100%-os legalitását és helyességét,

A szoftverek értékesítésének és vásárlásának gyakorlati szempontjai

Egy másik ok, amiért a vállalatok nem adják el a „használt” szoftvereket, az az, hogy még mindig használják licenceik egy részét, és nem veszik észre, hogy lehetséges egy licenckészletnek csak egy részét eladni. Ezt a lehetőséget az Európai Bíróság ítéletei is alátámasztják.

A „másodkézből” származó szoftverek vásárlását fontolgató vállalatok viszont gyakran tartanak attól, hogy több forrásból vásárolnak, vagy attól, hogy egy bróker különböző forrásokból származó licencekből összeállított szoftvert ad el nekik. Erről is megkérdeztük Šulák urat. Válasza a következő volt:

Igen, ha egy vevőnek nagy számú licencre van szüksége (pl. 2000), azok két-három különböző forrásból származhatnak. Ez azonban nem bonyolítja a vevő helyzetét. A bróker biztosítja, hogy minden információ és licenc egyetlen portálon keresztül elérhető legyen. Mindig csak egy telepítőfájl van (mert a szoftver ugyanaz), és ami a mennyiségi licenckulcsokat illeti, maga a Microsoft is engedélyezi egyetlen kulcs használatát az összes licenchez, még akkor is, ha azok több szerződésből származnak. A vevő jogi dokumentációt kap, amely minden forrásból igazolja a legalitást, de ez nem bonyolítja az IT-menedzsmentet – audit esetén egyszerűen több dokumentumkészletet mutat be.

Mint látható, mind a másodlagos szoftverek értékesítése, mind a vásárlása jelentős potenciált rejt magában. Sok vállalatnak milliók vannak kihasználatlan licencekben tárolva, míg mások milliókat takaríthatnának meg azok megvásárlásával. Mivel már annyi divatos kifejezést használtunk a jelenlegi trendek leírására, nehéz nem szoftver-újrahasznosításnak nevezni az itt leírt folyamatot.

Kérdései vannak a cikk elolvasása után? Gondolkodik azon, hogy jobb-e Önnek szoftvert szolgáltatásként használni, vagy licenceket birtokolni? Valóban érvényesek-e Šulák úr állításai, vagy van valahol egy csapda? Mit mondanak az ügyvédek? Mi a helyzet a szoftvergyártókkal, akik kétségtelenül bevételük egy részét veszítik el, amikor a kihasználatlan licencek visszakerülnek a forgalomba? És mi a helyzet a biztonsággal?

Mindezekre a kérdésekre – és még sok másra, például arra, hogy valóban véget ér-e az elöregedő Windows 10 biztonságos használatának lehetősége, és nincs-e más alternatíva, mint az új verzióra való áttérés – a következő sorozat egyes részeiben kap választ. Ezzel legalább idén végig találkozni fog a Technický týdeníkben. Az eredeti cikket itt olvashatja.